Telefonansagen – Der Sprecher für deinen Anrufbeantworter & deine Warteschleife

Eine professionelle Ansage für Anrufbeantworter ist eine wichtige Möglichkeit, den ersten Eindruck von deinem Unternehmen zu vermitteln. Hier sind einige Inhalte, die in einen professionellen Text eines Anrufbeantworters eines Unternehmens aufgenommen werden sollten:

1. Begrüssung: Eine freundliche Begrüssung sollte am Anfang der Telefonansage stehen. Hier sollten der Anrufer willkommen geheissen und das Unternehmen vorgestellt werden.
   Beispiel – Der Klassiker: “Herzlich willkommen bei XY…”
2. Öffnungszeiten: Danach folgt die Information zu den Geschäftszeiten des Unternehmens. Denn dies gibt gleich einen Grund an, weshalb die anrufende Person in der Warteschleife oder auf dem AB gelandet ist. Zudem erfährt der Anrufer, wann er das Unternehmen am besten erreichen kann.
   Beispiel: “Sie erreichen uns während unseren Geschäftszeiten von 8 bis 17 Uhr…” oder “Haben Sie einen Moment Geduld; aktuell sind alle unseren Mitarbeitenden am Telefon besetzt – Wir melden uns so schnell wie möglich bei Ihnen…”
3. Weiterleitungsmöglichkeiten: Zeige die Optionen an, wie der Anrufer weitergeleitet werden kann, zum Beispiel durch Drücken einer bestimmten Taste auf der Tastatur. Dies wird von einigen Telefonleitsystemen angeboten, jedoch längst nicht von allen.
   Beispiel – Sprachwahl: “Für Deutsch wählen Sie die eins, für Französisch die zwei…”
4. Informationen zur Warteschleife: Falls die Anruferin oder der Anrufer warten muss, sollte darüber informiert werden, wie lange es voraussichtlich dauert, ob er oder sie weiterhin in der Schleife bleiben kann oder ob es alternative Möglichkeiten gibt, um später zurückgerufen zu werden. Hier können auch alternative Kommunikationswege – wie Social Media, E-Mail oder Kontaktformulare – aufgezeigt werden.
5. Aktuelle Informationen: Falls es beispielsweise geänderte Öffnungszeiten aufgrund von Feiertagen gibt, können die in der Ansage erwähnt werden.
6. Angebote oder Neuigkeiten: Da die (potentielle) Kundschaft bereits Zeit mit und bei dir verbringt, kannst du auch besondere Angebote oder Neuigkeiten erwähnen, um den Anrufer über das Unternehmen zu informieren.
7. Abschied: Die Ansage wird mit einer freundlichen Verabschiedung beendet. Dabei sollte dem Anrufenden gedankt werden, dass er sich Zeit genommen hat, um das Unternehmen zu kontaktieren.

Falls der/die Anrufende eine Voice-Mail, sprich eine Nachricht hinterlassen soll, muss dies entsprechend in die Ansage mit aufgenommen werden. Klassischerweise geht man hier auf die Nachricht nach dem Signalton ein, erbittet den vollständigen Namen, die Telefonnummer, evt. eine E-Mail-Adresse, ein Zeitfenster für die Kontaktaufnahme und den Grund für den Telefonanruf.

Die Inhalte einer Telefonansage sollten immer klar, präzise und professionell sein. Die Stimme und der Ton sollten dabei angenehm für die Kundin oder den Kunden sein, um den positiven ersten Eindruck zu verstärken.

Bei jedem Anruf steht der Sprecher via Anrufbeantworter und Ansage für deine Marke. Es lohnt sich also, auch bei einem kleinen Puzzle-Teil wie einer Anrufbeantworter-Ansage, genügen Zeit und Geld zu investieren, um den passenden Sprecher zu finden.

Der Sprecher muss in der Lage sein, ein Unternehmen, eine Marke oder einen Brand mit seiner Stimme widerzuspiegeln. Geht es um einen Luxus-Brand? Ein Start-Up? Oder ein familiäres KMU? Bereits die Unternehmensgrösse und Branche geben die Richtung vor, was man bei einem Anruf erwartet. Ein erfahrener Profisprecher wird in der Lage sein, die Ansage so zu sprechen, dass man sich als Anrufer wiederfindet. Klassischerweise stellt man sich bei der Ansage eines Anrufbeantworters einen Butler, eine Empfangsperson oder einen ähnlichen Charakter vor. Um telefonisch herauszustechen, kann aber durchaus auch mutiger, jünger und frischer auf den AB gesprochen werden. Ganz, wie es die Marke verlangt.

Hier findest du drei Texte, wie du Kunden via Anruf empfangen kannst. Diese Ansagen können zudem mit Musik oder Klängen ergänzt werden.

1. Anrufbeantworter-Ansage für ein Corporate/Konzern

“Herzlich willkommen bei [Name Unternehmen]. Wir können Ihren Anruf im Moment nicht entgegennehmen. Bitte hinterlassen Sie uns eine Nachricht, nachdem Sie den Signalton gehört haben. Wenn Sie eine Nachricht für einen bestimmten Mitarbeitenden hinterlassen möchten, nennen Sie bitte den Namen. Wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen zurückmelden. Vielen Dank für Ihre Kontaktaufnahme.”

2. Ansage für ein junges Start-Up

“Hey, du hast [Name Start-Up] erreicht! Wir sind gerade damit beschäftigt, die Welt ein bisschen besser zu machen und können deshalb deinen Anruf nicht entgegennehmen. Aber keine Sorge, du bist uns wichtig und wir möchten dich gerne zurückrufen. Hinterlasse uns einfach eine Nachricht mit deinem Namen, deiner Telefonnummer und worum es geht. Wir werden uns so schnell wie möglich bei dir melden. Danke, dass du uns unterstützt und wir hören uns bald!”

3. Anrufbeantworter-Text für ein familiäres KMU

“Herzlich willkommen bei [Name Unternehmen]! Sie haben uns gerade verpasst, aber wir möchten Sie trotzdem herzlich begrüssen. Wir sind ein Familienunternehmen und gerade alle besetzt. Bitte hinterlassen Sie uns einfach eine Nachricht mit Ihrem Namen, Ihrer Telefonnummer und wie wir Ihnen weiterhelfen können. Wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden. Wir schätzen Ihre Geduld und bedanken uns für Ihren Anruf. Bis bald!”